Rechnungen schreiben - diese Angaben müssen drauf sein

Rechnungen werden in jedem Unternehmen verfasst und man erhält sie bei jedem Einkauf. Für die meisten Menschen ist die Aufbewahnrung sämtlicher Rechnungen ziemlich lästig. Dabei ist das richtige Verwalten äußerst wichtig. Was alles auf einer Rechnung stehen muss und wozu sie gut sind, können Sie in diesem Artikel lesen.

Wozu dienen Rechnungen?

Rechnungen erhalten Sie bei jedem Einkauf, den Sie tätigen. Oft entsteht dadurch eine lose und wirre Zettellandschaft im Portemonnaie oder auf dem Schreibtisch. Dabei sollte man Rechnungen gut verwalten, denn sie sind wichtig, um zu wissen, wo das eigene Geld hingeflossen ist und um Ausgaben besser nachvollziehen zu können. Eine Rechnung über einen bestimmten Betrag oder ein bestimmtes Produkt ist aber nicht nur für den Kunden relevant, sondern auch für Firmen und Unternehmen. Hier sind Rechnungen unabdingbar für die Buchführung und Firmenausgaben.

Inhalt und Aufbau - Was muss man beachten?

Welche Daten sollte eine Rechnung beinhalten? Allgemein lässt sich diese Frage nicht beantworten, obwohl der grundlegende Aufbau und Inhalt immer derselbe ist, gibt es bei jeder Rechnung immer noch spezielle Zusatzangaben. Grundlegender Inhalt
Eine Rechnung über einen Einkauf muss folgende Elemente unbedingt beinhalten: Den Namen des Geschäfts oder Unternehmens, den Rechnungsbetrag, Datum, Ort und Uhrzeit des Einkaufs, sowie ein Vermerk bezüglich der Umtauschfrist, sollte diese vorhanden sein. Jeder gekaufte Artikel und sein Preis muss einzeln aufgelistet sein, die Gesamtsumme als Nettobetrag dann zusammengefasst worden sein.
Desweitern muss die Angabe der Summe mit und ohne Mehrwertsteuer vorhanden sein. Zudem muss sich auf jeder Rechnung die Steuer-Nummer finden lassen, sollte der Einkauf firmentechnisch erfolgt worden sein, sodass man ihn von der Steuer absetzen kann.
Auch Informationen über das Unternehmen, bei dem man eingekauft hat sollten in Form von Adresse, Telefonnummer und Öffnungszeiten auf dem Kassenbon oder der Rechnung ganz oben angegeben sein. Vorauszahlungen und Anzahlungen
Im Falle von Vorauszahlung, das heißt, der Geldbetrag wird vor Erhalt der Ware gezahlt, ist eine Quittung unabdingbar, damit Sie später, sollte man Sie anklagen, Sie hätten Ihre Ware nicht bezahlt, einen schriftlichen Beweis in den Händen halten. Bei Anzahlungen sollten Sie auch stets eine Quittung verlangen, um gegebenfalls vorweisen zu können, wieviel Sie schon bezahlt haben und was Sie noch bezahlen müssen. Bezüglich des Inhalts gelten auch hier die wie oben beschriebenen Bedingungen. Onlinerechnung und Zahlen mit Kreditkarte
Onlinerechnungen können Sie erhalten, wenn Sie etwas im Internet bestellen. Auch hier müssen alle grundlegenden Angaben vorhanden sein.
Zahlen Sie in einem Geschäft mit Kreditkarte oder überweisen von jener aus Geld, um eine Rechnung zu bezahlen, so sollten Sie stets den Kontoauszug aufbewahren, auf dem festgehalten wurde, dass diese Beträge von Ihrem Konto abgegangen sind.