Das virtuelle Büro - was ist das eigentlich?

Virtuelle Büros sind insbesondere für Firmen interessant, die an mehreren Standorten vertreten sein wollen.

Was ist ein virtuelles Büro?

Mit einem virtuellen Büro sind Unternehmen für Ihre Geschäftspartner an mehreren Standorten erreichbar, ohne direkt vor Ort anwesend sein zu müssen. So wird ganz unkompliziert über eine Agentur ein virtueller Standort angemietet, je nach Angebot inklusive Postanschrift, Telefon- und Faxnummern, Anrufbeantworter, Anfertigung von Telefonnotizen und Weiterleitung der Nachrichten, Annahme von Postsendungen, Botengänge, realer Sekretärin zur Beantwortung von Anfragen, Firmenschild, verschiedene Arten und Größen der Räume inklusive Möblierung bis hin zur Betreuung und Bewirtung von Kunden. Die Anmietung von Büroeinheiten kann stunden-, tage-, monate- oder gar jahreweise erfolgen. Hierbei wird deutlich, dass ein virtuelles Büro ganz unterschiedlich funktionieren kann, nämlich:
1. als Anlaufstelle für Kunden, die v.a. auf Fernkommunikation beruht oder
2. als Büroräume, in denen Kunden auch empfangen werden und Besprechungen o.ä. stattfinden. Von daher ist der Begriff des virtuellen Büros teils etwas unpassend, da viele Büroservice-Unternehmen auch Angebote machen, die eher real als virtuell sind. Gerade dann, wenn es darum geht, Meetingräume oder technische Ausstattungen (z.B. teure EDV-Anlagen) gemeinsam zu nutzen, ist auch der Begriff des Coworking-Spaces nicht weit. In Deutschland gibt es gegenwärtig etwa 50 Coworking Spaces. Das Klientel dieser eben nicht ganz so virtuellen Büroräume sind meist junge Unternehmer oder Freiberufler, oft aus dem Kreativ- und IT-Bereich. Der Vorteil dieser gemeinsamen Büros ist neben dem finanziellen Aspekt auch eine gegenseitige kreative Stimulation. So werden in manchen Coworking-Spaces sogenannte „Jellys“ organisiert, an denen man sich regelmäßig zum gemeinsamen Arbeiten trifft. Ferner finden in beinahe derselben Szene auch regelmäßige Barcamps statt, auf denen zu einem bestimmten Thema Ergebnisse präsentiert oder gemeinsam erarbeitet werden.

Örtlichkeiten und Preise

Virtuelle Büros sind insbesondere in Großstädten und dort den jeweiligen meist sehr teuren Business-Zentren (z.B. Berlin Europa-Center oder Friedrichstraße, Dresden, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Köln, München oder Nürnberg, aber natürlich auch im Ausland, z.B. Hong Kong, London, Paris oder New York) von Nutzen. So erwecken virtuelle Büroräume den Anschein eines größeren Unternehmens, erhöhen damit das Prestige der Firma und befriedigen gleichzeitig das Bedürfnis der Kunden nach räumlicher Nähe und Vertrautheit. Einen guten Überblick über die Coworking-Szene in Deutschland bietet http://www.coworking.de. Preise für virtuelle Büros beginnen ab etwa 100€ pro Monat. Anbieter sind reichlich vorhanden.