Elektronische Archivierung von Dokumenten: Welche Möglichkeiten gibt es?

Der Berg an Papier, der in einem Büro verwaltet werden muss, wird von Jahr zu Jahr größer. Der Ausweg: Die elektronische Archivierung von Dokumenten. Welche Archivsysteme es gibt und welche Vorteile das Einscannen der Schreiben bringt, zeigt der Artikel.

Was ist elektronische Archivierung?

Das papierlose Büro war schon sehr lange der Traum vieler Menschen. Mit moderner Technik kann man dieses Ziel nun erreichen - auch als Privatmann. Dabei ist der Umstieg von den gewohnten Akten hin zur elektronischen Archivierung einfacher, als man denkt. Alles was es braucht, ist ein Dokumentenscanner und ein ordentliches DMS-System, also ein Dokument Management System. Schon wandern alte und neue Schreiben von den Papierakten auf die Festplatte. Das hat einige Vorteile für den Nutzer.

Die Vorteile des elektronischen Aktenschrankes

Warum sollte man sich die Arbeit machen und das Archivsystem zu Hause oder im Unternehmen umstellen, wird der eine oder andere sich fragen. Schließlich hat sich das "Papier-System" seit Jahrzehnten bewährt. Die Antwort auf diese Frage ist sehr einfach: Die Zeiten haben sich geändert. Die Mengen an Papier, die in einem Büro anfallen, werden immer mehr. Ebenso steigt auch die Anzahl der Mitarbeiter. Schnell geht da ein Poststück verloren oder wird falsch abgelegt. Mit dem optischen Archiv gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Alle Schreiben sind über den PC für alle Berechtigten einsehbar, auch gleichzeitig. So hat man immer Zugriff auf die gesuchten Dokumente. Diese lassen sich dabei auch wesentlich schneller finden. Mühsames Suchen in Ordnern entfällt. Praktisch: Eine Festplatte bietet Platz für Millionen von gescannten Seiten. Man spart also erheblich Platz ein, wenn man auf elektronische Archivsysteme umsteigt.

Von der Freeware bis zur Unternehmenslösung

Möchte man ebenfalls die Vorteile der DMS-Systeme nutzen, hat man eine große Auswahl an entsprechenden Anbietern zur Verfügung. Diese kümmern sich um die vollständige Umstellung des Systems und stehen bei Fragen zur Seite. DMS-Anbieter wie die Docuware AG sind dabei für Unternehmen unverzichtbar. Durch die nicht unerheblichen Rechtsvorschriften, die es zu beachten gilt, stellen professionelle Anbieter die bessere Alternative dar. Auch im privaten Haushalt zieht das elektronische Archivsystem ein. Unnötig Geld ausgeben muss man jedoch nicht. Es gibt passende Anwendungen auch als Freeware. Zur Not kann man übrigens auch iTunes nutzen. Was viele gar nicht wissen ist, dass auch das Apple-Programm für die Dokumentenverwaltung für Dateien im PDF-Format geeignet ist.

Fazit

Das Archivieren von Dokumenten auf dem PC ist die Zukunft. Während Firmen bei der Umstellung auf jeden Fall einen Dienstleister beauftragen sollten, kann man sich im Privathaushalt auch mit den entsprechenden kostenlosen Programmen und einem guten Scanner begnügen.