Anleitung für eine digitale Archivierung

Ein elektronisches Archiv bringt endlich Ordnung ins Berufsleben. Die digitale Archivierung bietet viele organisatorische Vorteile und kostensparende Möglichkeiten. An Computern wird täglich im Unternehmen gearbeitet, warum also auch nicht wichtige Dokumente in einem Archivsystem speichern? In diesem Artikel finden Sie alle Vorzüge der digitalen Archivierung und erhalten zudem eine Anleitung für die optimale Archivierung wichtiger Daten.

Vorteile der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung eignet sich exzellent für ein optimales Dokumentenmanagement. Vorallem in Unternehmen und Firmen bietet die digitale Archivierung viele Vorzüge, wenn es um Ordnung und Überschaubarkeit geht.
Wahrlos durcheinandergemischte Papierberge nehmen jede Menge Platz weg und die Suche nach einem bestimmten Dokument wird erheblich erschwert. Mit einem digitalen Archivsystem lassen sich alle wichtigen Unterlagen auf einem kleinen Computer speichern. Die Suche wird erleichtert und Papierberge nehmen nicht länger Platz auf dem Schreibtisch weg. Demach: kein Chaos und mehr Arbeitsfläche!
Zudem bietet eine digitale, automatisierte Verbreitung von Prozessen eine Beschleunigung der Verwaltungstätigkeiten, da mehrere Dokumente gleichzeitig oder parallel bearbeitet werden können.
Desweiteren haben Mitarbeiter einen ständigen Zugriff auf die Dokumente, die sie benötigen, wenn Akten digital und zentral verwaltet werden.
Auch das Digitalisieren des Posteingangs ist nützlich: Der Papierverbrauch von Eingangskosten verschwendet unnötiges Geld, das auch für andere wichtigere Bereiche genutzt werden könnte. Mit einer digitalen Postbearbeitung können Unternehmen und Betriebe jedoch viel Geld im Bereich des Rechnungs- und Zustellungswesens einsparen.

Anleitung für optimale Archivierung

• Jedes Dokument sollte nach Maßgabe der organisatorischen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
• Die Archivierung muss vollständig sein: Es dürfen keine Dokumente vor, bei oder nach der Archivierung verlorgen gehen beziehungsweise verloren gegangen sein
• Dokumente sollten so früh wie möglich archiviert werden
• Jedes Dokument sollte original und unverändert archiviert werden, Kopien oder Veränderungen sollten vermieden werden, um die Organisation zu erleichtern
• Personen, die Zugriff auf bestimmte Dokumente haben, sollten vorher dazu berechtigt werden
• Die Dokumente müssen so archiviert werden, dass sie in einer angemessenen Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
• Ein Dokument darf erst nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht oder aus dem Archivierungssystem entfernt werden
• Jede Änderung eines Dokuments im Archiv muss nachvollziehbar sein, demnach protokolliert werden
• Das technische und organistorische Verfahren der Archivierung sollte von einem Dritten jederzeit überprüft werden können
• Bei Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze gewährleistet und sichergestellt sein