Aktenvernichter - Einsatzgebiete und Empfehlungen

Zertifiziertes Archivmanagement war oft angesagt. Gibt es dafür Vorschriften? Nun wurden standardisierte Prozesse darüber zusammengetragen und nach Einsatzgebieten und Empfehlungen im Folgenden getrennt:

Aktenvernichtung: Kurz erklärt

Ein Aktenvernichter zerstört meist zertifiziert Dokumente. In Österreich heißt der Marktführer Reißwolf. Einsatzgebiete sind über all dort, wo Papier in Form von Dokumenten anfällt, und wo nach der Vernichtung dieser Dokumente das Material unlesbar sein soll – und auch nicht mehr zusammensetzbar sein soll. Daher bestimmen im Wesentlichen drei Parameter diesen Verlauf: Die Kostenstelle, die Aufbewahrungszeit und der Umfang der Dokumente. Jede Abteilung trennt sich nur ungern von ihrem Archiv. Um nun solche „Horter“ in einem Unternehmen ausfindig zu machen, sollen die archivierten oder vernichteten Dokumente „mitverfolgt“ werden. Dies geschieht am leichtesten durch Aufbuchung auf die entsprechende Kostenstelle. Die Aufbewahrungszeit gibt Auskunft darüber, wann die eingelagerten Dokumente vernichtet werden dürfen: Das kann von „sofort“ über maximal sieben Jahre nach Finanzamtsvorgaben bis 30 Jahre für Bohrkerne nach OMV Richtlinien dauern. Der Umfang wird meist in Laufmetern gemessen.

Aktenvernichtung: Einsatzgebiete

Einsatzgebiete sind also überall dort, wo vermehrt Dokumente anfallen und kein Lagerplatz vorhanden oder dieser, etwa über Miete, zu kostspielig ist. Da bietet sich einmal für zertifizierte Aktenvernichtung „Back-Offices“ und Finanzabteilungen an. Sollen doch Informationen aus dem Rechnungswesen, wie Gehaltsabrechnungen oder Gewinn und Verlustrechnungen nicht von „fremden Augen gelesen werden.“ Dasselbe gilt auch für strategische Papiere oder andere sensible Dokumente aus dem „Back-Offices“ Bereich. Daher kommen für diese Anwendung zertifizierter Aktenvernichtung Baufirmen, medizintechnische Firmen, Ärzte und andere Tätige im Gesundheitsbereich, Selbstständige, wie Notare oder Steuerberater, und natürlich Finanz- und Fördergeber, wie Banken und Versicherungen in Betracht. Worauf muss man nun aufpassen? Im Folgenden werden dazu Empfehlungen gegeben:

Aktenvernichtung: Empfehlungen

Lagert man diese Dienstleistung an eine Externen aus, was Sinn macht, alleine von den Kosten, erhält man meist ein „Sorglos“-Paket. Man braucht sich um die zertifizierte Aktenvernichtung nicht mehr zu kümmern, das besorgt dann der externe Dienstleister. Dieser Anbieter muss aber seine wirtschaftliche Nachhaltigkeit gewähren, das heißt also ihn muss es auch noch nach mindestens 30 Jahren geben. Da kann man sich als Auftraggeber nur ähnlich wie bei Ausschreibungen „absichern“: Gesellschaftsform, mindestens GmbH und konzerngehörig, Bonitätsrankigpunkte, mit keinem Ausfall ist etwa bei Einstufung in AAA zu rechnen, Gründungsjahr der Firma, mindestens seit sieben Jahren besteht das Unternehmen, definierte Prozesse nach internen Manuals oder Zertifikate, etwa die zertifizierte Aktenvernichtung nach DIN 32757 (Vernichten von Informationsträgern) oder nach DIN EN 15713 (Sichere Vernichtung von vertraulichen Unterlagen – Verfahrensregeln) vorzeigen lassen und dergleichen. Auf alle Fälle sollte das Verfahren im Streifenschnitt erfolgen.