Access Kurs - Lohnt es sich und was ist Access eigentlich

Wie jede Software sollte auch der Umgang mit Access an einem Computer erprobt werden. Bevor man sich allerdings ins kalte Wasser stürzt, sollte man einige Grundregeln studieren. Die wichtigsten Informationen rund um Access gibt es im folgenden Artikel.

Einführung in Access

Jede Datenbank sammelt Informationen unterschiedlichster Art und wertet diese anschließend aus. In der Regel handelt es sich dabei um Texte und Zahlen, aber auch Objekte wie Dokumente und Bilder sind zugelassen, wobei sich diese aus technischen Problemen nicht durchgesetzt haben. Das größte Problem der Datenbanksysteme ist, dass jedes System zunächst erlernt werden muss. Im Vergleich zu anderen Datenbanksystemen kann Access nur bis zu fünf parallele Nutzer haben und die Feldanzahl einer Tabelle sowie die Anzahl von Tabellen sind auf 255 begrenzt, bei SQL beträgt sie 1024. Auch die maximale Größe der Datenbank ist auf 2GB beschränkt. Dennoch wird weiterhin geraten, MS Access als Werkzeug zur schnellen Entwicklung von Datenbanken zu nutzen, um diese anschließend auf ein anderes System zu portieren. Viel Computer Wissen wird dazu nicht benötigt.

Die Datenbank

Eine Datenbank besteht aus aus einer oder mehreren Dateien einer festen Satzstruktur, auch Tabelle genannt, die logisch mit Hilfe von Beziehungen verbunden ist. Während in Excel die Zellen durch Zeilen (1, 2, 3, ...) und Spalten (A, B,…) eindeutig gekennzeichnet sind, werden die Zeilen bei Datenbanken mit einem Primärschlüssel (ID) und die Spalten durch freidefinierbare Überschriften eindeutig bestimmt. Indizes ähneln Telefonbüchern und bestehen aus zweispaltigen Tabellen, bei denen nach der ersten Spalte sortiert wird. Der Index wird zusätzlich zum Primärschlüssel eingetragen und erhält einen Namen (idxName), der aus einem oder mehreren Feldern der Tabelle besteht.

Daten Abfragen

Tabellen sind die Informationsgrundlage jeder Datenbank. Mit Hilfe einer Abfrage kann der User diejenigen Informationen sammeln, die für einen bestimmten Zweck notwendig sind. So kann man simple Abfragen erstellen wie z.B. alle Mitarbeiter, die im letzten Monat im Urlaub waren, nach Vorname sortieren. Auch aufwendigere Abfragen, die über mehrere Tabellen gehen, sind möglich. Die Abfragen können zusammen mit der Datenbank gespeichert werden, um sie auch später wieder aufzurufen.

Formulare

Mit Hilfe von Tabellen und Abfragen kann der Nutzer zwar die benötigten Informationen zusammenstellen, jedoch hat er keinen Einfluss auf deren Darstellung. In Formularen kann der User allerdings bestimmen, wie die Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden. Dazu müssen Textfelder angeordnet und gestaltet werden. Mit Formularen kann eine Datenbank so gestaltet werden, dass Dritte sie verwenden können, ohne Access-Kenntnisse zu besitzen.