Was ist ein Gantt-Diagramm?

Gantt-Charts sind im professionellen Projektmanagement heute in aller Munde. Lassen sich damit wirklich alle Projektabläufe erstellen und monitoren?

Professionelle Projektablaufplanung: Erstellen und Controlling mit Gantt-Charts

Grundsätzlich wird ein Gantt-Diagramm fürs professionelle Projektmanagement verwendet. Es ist ein beachtliches Werkzeug, um Abläufe mit ihrem Zeitbezug und abhängigen Abläufen darzustellen. Die Aktivitäten werden dabei in Excel durch einen eingefärbten Balken abgebildet. In der ersten Spalte schreibt man die wichtigsten Aufgaben, wie Entwurf. Die nachfolgenden Spalten - bezogen auf die Aktivitäten - versieht man mit einem Zeitplan mit Beginn, Ende und Periodendauer. etwa als eigene Spalte in Excel; dafür gibt es in Excel die Funktion =DATEDIF(A1;B1;"d"; A1 für Beginn und B1 für Ende der Periode, beide Zellen formatiert auf Datum; "d" für Tage – days, "m" für Monate – months und "y" für Jahre – years; formatiert auf Zahl und stellt die wichtigsten Ereignisse mit den aktuellen Symbolen des Projektmanagements, wie etwa Meilensteine durch ausgefüllte Rauten, dar, beispielsweise in Excel mit Einfügen - Grafik - Cliparts.

Gantt Diagramme: Abhängigkeiten von vorigen Aufgaben

Aufgaben müssen ja prinzipiell nach einer gewissen Ablaufstruktur abgearbeitet werden: Die erste Aufgabe muss erledigt sein, bevor eine weitere Aufgabe anfangen kann und so fort. Das wird dadurch gezeigt, dass Pfeillinien jede Aufgabe mit ihrem Nachfolger verbinden. Wenn eine Aufgabe aber auch mehr als einen Vorgänger besitzt, wird das Startdatum vom Vorgänger ermittelt, worauf diese Aufgabe das späteste Startdatum bekommt. Dadurch zeigen sich leicht Überlappungen der Ereignisse oder Pufferzeiten. Eine der Aufgaben des Gantt-Diagramm. Eine Priorisierung der Aufgaben kann dann in unterschiedlichen Farben erfolgen, unter Excel in den >Ampelfarben<, das sind also grün – gelb – rot. Solche Diagramme lassen sich detailliert in Excel darstellen, allerdings vom Typ >Gestapelte Balken<. Dabei wird der abzubildende Zeitraum auf der vertikalen Achse abgetragen, die Zeitereignisse werden als liegende Balken dargestellt. Ein erstes Gantt-Diagramm wird so leicht und schnell erstellt. Gantt-Diagramme und Lösung mit Terminplänen für die Projekte bis hin zum profunden Projektmanagement unter Excel: Anmerkungen zusätzlicher Informationen Gegenwärtig werden diese Diagramme gebraucht, um Terminpläne für Projekte festzustellen. Dabei notiert man bei den einzelnen Aufgaben zusätzliche Informationen; zum Beispiel wie weit eine Aufgabe schon abgearbeitet ist – in Excel durch einfaches Prozentrechnen in Prozent vorstellbar.

Professionelle Software-Tools

Professionelle Software-Tools wie Excel und Gantt-Software meiden also „quick and dirty“-Lösungen und lassen doch Individualität, also eigenes Projektmanagement, zu, ohne das Rad jedes Mal aufs Neue erfinden zu müssen. Zusammenfassend zeigt ein Gantt-Diagramm unter Excel, welche Aktivitäten im Projekt gesetzt sind und welche Zeitplanung hinterlegt sind. So können einfache Praxislösungen auch mit Excel erzeugt werden und dann auf die individuellen Bedürfnisse umgelegt werden, wenn man schon auf professionelle Software-Tools verzichten will. Mit diesem Balkenplan kann also eine effektive Projektablaufplanung erfolgen.