Rechnungen richtig erstellen - Rechnungsprogramme im Vergleich

Jeder Selbstständige oder Freiberuflicher kennt das Problem. Nach der Arbeit gilt es noch eine Rechnung an den Kunden zu schreiben. Man will ja schließlich auch an sein Geld kommen. Daneben verlangt auch das Finanzamt eine saubere Rechnungsstellung. Doch mit dem passendem Rechnungsprogramm behält man den Überblick und spart jede Menge Zeit.

MS Office reicht grundsätzlich aus

Wer kein Geld für das Schreiben von Rechnungen ausgeben möchte, kann sich auch mit einem Office-Programm versuchen. Das bietet grundsätzlich auch die Möglichkeit, Texte zu erfassen und Rechnungsbeträge aus Einzelpositionen in Excel zusammen zu rechnen. Doch eine richtige Rechnungserstellung kann noch wesentlich mehr. Neben der Verwaltung von Kunden oder offenen Positionen hat es meist auch gleich eine Archivierungsoption mit dabei, kann E-Mails empfangen und senden oder auch Kontoauszüge abholen. Auch wenn man dies alles auch mit Standard-Software erledigen kann, erleichtert es die Arbeit ungemein, wenn man lediglich ein Programm dafür benötigt.

Bequemer mit Spezialsoftware

Doch Rechnungsprogramme müssen nicht gleich Unsummen kosten. Es gibt auch passende Freeware. Die ist umsonst und stellt schon einmal eine wesentliche Verbesserung im Vergleich zur Nutzung von Einzelprogrammen dar. Aufpassen muss man jedoch beim Funktionsumfang.
Einfache Rechnungen sind meist kostenfrei.
Wer jedoch auch Statistiken auswerten will, muss oft einen Aufpreis für Plug-Ins bezahlen.

Rechnungen auf dem Mac

Auf dem Mac gibt es freilich auch passende Programme. Allerdings tummelt sich hier keine Freeware. Sehr beliebt bei den Macusern ist die Software Grand Total. Sie kostet lediglich 69 € und bietet zahlreiche Funktionen. Das Rechnungsschreiben geht mit den zahlreichen Vorlagen flott von der Hand. Eigene Daten eintragen und fertig. Auch wiederkehrende Positionen lassen sich ablegen. So braucht man nicht immer wieder die gleichen Abrechnungsnummern bei jeder Rechnung aufs Neue erstellen. Praktisch ist die nahtlose Einbindung in das System. Kundendaten kann man einfach aus dem OSX-Adressbuch herausnehmen. Erinnerungen für Zahlungsziele und das Abholen von Kontoauszügen erleichtern das Leben des Unternehmers enorm.

Rechnung online

Eine weitere Option, die dem Unternehmer zur Verfügung steht, ist die Rechnungsstellung über einen Online-Dienst. Alle notwendigen Daten wie Abrechnungsnummer, Vorlage etc. werden einfach auf dem Server des Anbieters gespeichert. Über den Webbrowser klickt man sich die Rechnung zusammen und kann sie dann ausdrucken. Vorteil dieses Verfahrens: Man ist ungebunden, wo man die Rechnung erstellt. Sogar auf dem Smartphone kann man von unterwegs auf den Service zurückgreifen. Ideal, wenn man gleich nach Erledigung des Auftrags die Rechnung erstellt. So wird nichts vergessen.
Natürlich muss man sich bewusst sein, dass alle Daten in die Hände eines Dritten liegen.