E-Mail-Archivierung - Vorteile und wie man sie verwendet

Bei allen E-Mail-Anbietern ist der Speicherplatz begrenzt - bei einigen bekommt man mehr, bei einigen weniger Speicherplatz, den man für seine Mails verwenden kann... Doch wie kann man, wenn dieser Platz ersteinmal "voll" ist, wieder freien Platz schaffen, ohne auf wichtige Mails verzichten zu müssen?

Postfach aufräumen

Viele Nutzer rufen Ihre Mail mit einem Programm wie beispielsweise Microsoft Outlook (Express) per IMAP- oder POP3-Schnittstelle vom Server des Anbieters, zum Beispiel von Arcor, Web.de, GMX usw, ab. Einige Programme bieten hier auch spezielle On-Board-Funktionen, mit denen es denkbar einfach ist, Speicherplatz einzusparen, ohne dass man auf wichtige Mails verzichten muss. Außerdem geschieht dies völlig automatisiert und man hat (fast) keine Arbeit damit. ;) Microsoft's Outlook bietet hier beispielsweise eine Funktion, die den passenden Namen "Ordner aufräumen" trägt. Da in Antwort-Mail nämlich immer der Verlauf der vorherigen Mails steht, sind eigentlich alle vorhergehenden Mails unwichtig und können gelöscht werden - ohne dass man relevante Informationen verliert. Um gebrauch von dieser recht nützlichen Funktion zu machen, muss man lediglich einen Rechtsklick auf den Ordner machen, den man aufräumen möchte und dann die Option "Ordner aufräumen" wählen. Sobald man die darauf folgende Warnung bestätigt hat, löscht Outlook automatisiert die überflüssigen Mails und schafft somit wieder jede Menge freien Speicherplatz. Außerdem bietet Outlook noch "Tools zum Aufräumen" (Datei -> Informationen). Hier stehen dann Optionen wie "Postfachbereinigung..." und "Archivieren..." zur Verfügung, welche zusätzlich nocheinmal helfen können, Speicherplatz frei zu räumen.

Mails löschen & der richtige Anbieter

Natürlich hat man auch jederzeit die Möglichkeit, die Mail auf den PC herunter zu laden und dann auf dem Server zu löschen. Hier verliert man keine Mails direkt und spart den Platz direkt beim Anbieter. Wenn dann jedoch die Festplatte des PCs irgendwie zerstört werden sollte, sind die Mails natürlich weg und nicht mehr online verfügbar... Aber auch die Wahl des richtigen Anbieters spielt hier keine unwichtige Rolle. GMX beziehungsweise Web.de, welche beide von der United Internet AG betrieben werden, bieten 1 GB Speicherplatz, Arcor bietet 50 MB Speicherplatz (Stand 08.2010) und Googlemail bietet derzeit ganze 7,5 GB, was eine Mail-Archivierung wohl überflüssig machen sollte...

Meine Meinung

Ich selbst bin GMail-User und sehr zufrieden. Auch nutze ich seit einiger Zeit garkein Mail-Programm wie Outlook, Thunderbird und Co. und bin komplett auf die Weboberfläche umgestiegen, da diese wirklich alles bietet, was man benötigt. Außerdem habe ich mehr als genug Speicherplatz (rund 7,5 GB), welchen ich wohl nie ganz voll bekommen werde. Notfalls könnte ich mir die Mails natürlich auch auf den PC herunterladen und dort ein manuelles EMail-Backup erstellen, welches ich dann lokal, auf einer externen Festplatte oder online in der Cloud (z. B. [[SugarSync|https://www.sugarsync.com/referral?rf=c5xhc5cwgszhr]] oder [[Dropbox|http://db.tt/CgEmjju]]) speicher kann, damit diese nicht mehr verloren gehen können.