Wie man eine förmliche E-Mail verfasst und was man beachten sollte

Auch im digitalen Zeitalter sollte man immer die Form bewahren - eine Anleitung

Alles darf falsch sein - nur die Form muss stimmen!

Keine Panik, wenn Sie eine Geschäftsmail verfassen müssen: E-Mails sind wie elektronische Briefe. Die einzige Ausnahme ist, dass sie binnen weniger Sekunden bei Ihrem Adressaten ankommen. Bevor Sie die Nachricht verfassen, sollten einige Punkte stimmen. - Schreiben Sie Ihre Mail von einer Geschäftsadresse. Eine anonyme Mail von einem Spitznamen wie "honigbiene3467" wird vielleicht Ihren Freunden etwas sagen, nicht aber Ihrem Kunden oder Chef. Richten Sie sich auf der Arbeit ein Mailprogramm wie das kostenlose Thunderbird von Mozilla oder Outlook von Microsoft ein. Dort sollten Sie als E-Mailkonto eine Adresse anmelden, aus der klar hervorgeht, wie Sie heißen und für welche Firma Sie arbeiten, z.B. Vorname.Name@Firma.de. - Ist Ihr E-Mailkonto und das Mailprogramm erstmal eingerichtet, können Sie Ihren E-Mails ein einheitliches Aussehen geben. Praktisch ist dabei die Signatur, in der Ihr Name, Ihre Geschäftsadresse und Ihre Telefonnummer stehen könnten. - Ein digitales Adressbuch im E-Mailprogramm anlegen hilft Ihnen, Ihre Kontakte übersichtlich aufzulisten und mit einem einfach Doppelklick auf einen Namen eine E-Mail an diese Person zu schicken. Es kann dazu auch sinnvoll sein, Adressgruppen anzulegen, um nicht jeden Namen einzeln anzuklicken. Vor dem eigentlichen Schreiben achten Sie besonders auf die Betreffzeile. Bei einem E-Mailwechsel lautet er beizeiten "Re: Re: Re: ...". Stellen Sie sicher, dass nur das Nötigste im Betreff steht und ändern Sie ihn gegebenenfalls. Passen Sie außerdem auf, wem Sie Ihre E-Mail schreiben. Im Feld "An" sollte der Hauptempfänger stehen, im "CC" weitere Adressaten. Im "BCC" können Sie Empfänger hinzufügen, ohne dass andere sehen, wer diese sind.

Formvollendet

Es ist unabdinglich, im Geschäft, auch online, korrekt zu formulieren. E-Mails sind keine SMS!
Deshalb beginnt auch eine E-Mail mit den Worten "Sehr geehrte/r...). Es gelten die gleichen Regeln der Groß- und Kleinschreibung. Vergessen Sie nicht, Ihre Worte sind (gerade bei Erstkontakt) Ihre Visitenkarte. Bleiben Sie höflich und sachlich bis zum Schluss und beenden Sie Ihre Nachricht mit dem angemessenen "Mit freundlichen Grüßen" oder "Herzlichst". Auch, wenn Sie schon zum wiederholten Mal in einem Nachrichtenaustausch an die gleiche Person schreiben, respektieren Sie diese einfachen Regeln. Sie zeugen auch von Wertschätzung.
Übrigens : trotz der Schnelligkeit, per Internet zu kommunizieren, schicken Sie keine unnötigen oder halbfertigen Nachrichten. Und zu guter Letzt: Bevor Sie Ihre Mails versenden, lesen Sie Sie noch einmal aufmerksam durch. Tippfehler passieren so schnell, aber nichts ist leichter, als sie zu korrigieren und so einen guten Eindruck zu hinterlassen.