Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Und warum eigentlich?

Wer kennt das nicht? Portemonnaie oder Aktenordner quillen vor Rechnungen und Papier schon über, sind lästig und stören das Gesamtbild. Kann man die Rechnungen einfach so bedenkenlos wegwerfen? In diesem Artikel lesen Sie, wozu Rechnungen wichtig sind, warum und wie lange man Sie aufbewahren sollte oder muss.

Wozu dienen Rechnungen?

Konkret sind Rechnungen Belege, um Einkäufe und bestimmte Investitionen nachvollziehen zu können. Wer über seine Einkäufe mithilfe von Rechnungen Buch führt, der weiß wohin sein Geld gegangen ist und kann zum Beispiel auch besser einen Haushaltsplan führen.
Rechnungen werden auch als eine Art Dokument angesehen, die einen Vertragsschluss oder eine Abbuchung schriftlich festhalten.
Wer eine Rechnung erhält, sieht dort den gekennzeichneten Betrag und die Zahlungsweise, entweder in bar oder per Kredit- doer Bankkarte. Rechnungen dienen bei Zahlunsgweise mit Karte auch dazu, einen Beweis zu haben, dass das Geld bereits bezahlt oder nur zum Teil bezahlt wurde (Ratenzahlung). Gerade bei Ratenzahlungen, Vorkasse oder Anzahlungen sind Rechnungen für Sie besonders von Bedeutung. Behauptet eine Firma oder ein Unternehmen zu Unrecht, dass Sie eine bestimmte Geldsumme noch nicht bezahlt haben und Sie haben keine Rechnung vorzuweisen, so wird es schwer für Sie in diesem Fall zu gewinnen.
Deshalb sollten Sie Ihre Rechnungen immer gut aufbewahren, besonders bei größeren Investitionen. Formen von Rechnungen
Rechnungen sind nicht nur die klassischen Kassenbons, die Sie im Supermartk erhalten, sondern auch Restaurantbelege, Gutschriften und auch Ihre Gehaltsabrechnung. Ebenso sind Kontoauszüge wie eine Rechnung zu betrachten. Sie sehen also, Rechnungen kommen im alltäglichem Leben in den unterschiedlichsten Bereichen vor.

Wozu sollte man seine Rechnungen aufbewahren?

Wie bereits erwähnt kann das Aufbewahren von Rechnungen sinnvoll sein, wenn Sie Ihre persönlichen Einkäufe besser nachvollziehen wollen. Rechnungen schaffen somit Ordnung in Ihr eignes kleines Finanzsystem. Das Aufbewahren sämtlicher Belege ist aber jedem selbst überlassen, handelt es sich um kleinere Einkäufe, wie zum Beispiel im nahegelegenen Supermarkt oder Einkaufszentrum.
Ein Fall, bei dem Sie Rechnungen auf jeden Fall aufbewahren sollten oder sogar müssen bezieht sich auf die Verwendung von Beweisen und Belegen bei Ihrer Steuererklärung. Auf jedem Kassenbon, auf jedem Beleg und auf jeder Rechnung ist die schriftliche Angabe einer Steuernummer rechtlich gesehen Pflicht.
Geschäftsessen oder Investitionen, die Sie beruflich oder für die Schule tätigen, können Sie von Ihrer jährlichen Steuererklärung absetzen. Bis zu einer bestimmten Summe werden Belege nicht zwangsweise vom Finanzamt verlangt, aber um auf Nummer Sicher zu gehen, sollten Sie sämtliche dieser Rechnungen lieber aufbewahren.

Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

Es gibt unterschiedliche Fristen, die den Zeitpunkt betreffen, an dem Sie Ihre Rechnungen getrost entsorgen können.
Folgende Unterlagen sind für die Dauer von 10 Jahren geordnet aufzubewahren:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresbaschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege
6 Jahre sind nach steuerlichen Vorschriften folgende Belege aufzubewahren:
Handels- und Geschäftsbriefe und deren Kopien, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel und Bons, sowie Lohnberechnungsunterlagen. Natürlich gelten diese Bestimmungen nicht für alle Einkäufe. Beim Kauf elektronischer Geräte gibt es beispielsweise immer eine Garantiezeit, die in einem Zeitrahmen von 12 bis hin zu 36 Monaten liegen kann. Der Vermerk steht auf dem Kassenzettel und für diese Dauer sollten Sie die notwendigen Unterlagen auch aufbewahren.
Wer zum Beispiel gerne seinen Kleiderschrank aufbessert, demnach Klamotten kaufen geht, der sieht auf dem Kassenzettel auch häufig einen Vermerk für die Umtauschgarantie, in der Regel sind dies zwei bis vier Wochen. Das bedeutet, dass Sie die gekauften Artikel während dieser Zeit umtauschen können, sollten sie Mängel aufweisen, vorausgesetzt, Sie besitzen noch den Kassenzettel.