Wie erstelle ich eine PDF-Datei und konvertiere diverse Dateitypen zu PDF?

Wer Dokumente am Computer austauschen möchte, hat oft mit Problemen zu kämpfen. Kann der Empfänger überhaupt die Datei öffnen? Gerade Office-Dokumente und ihre verschiedenen Formate können hier für Ärger sorgen. Einfach umschiffen kann man diese Problematik indem man Daten als PDF verschickt. Wie das funktioniert, zeigt der Artikel.

Das PDF-Format

PDF steht für Portabel Document Format und existiert bereits seit fast 20 Jahren. Großer Vorteil des von Adobe entwickelten Dateiformates ist, dass es unabhängig von Betriebssystem gelesen und vielfach auch bearbeitet werden kann. Egal ob man nun als Macuser an einen Linux- oder Windowsanwender ein PDF-Dokument versendet, man kann sich sicher sein, dass der Empfänger genau das sehen und lesen kann, was man auch wollte. Doch auch mobile Geräte wie Smartphones oder das iPad verstehen sich mit Adobes universellem Format. Vorbei sind also die Zeiten, in denen man mühselig ein Word-Dokument formatiert hat und langwierig am Layout feilte, doch am nächsten PC sah dann alles wieder ganz anders aus. Mit dem PDF-Format erhält man ein fertiges Dokument, dass der Empfänger genau so betrachten kann wie der Ersteller es wollte. Neben Text und Bildern unterstütz das PDF-Dokument auch Grafiken und Inhaltsverzeichnisse. Diese erleichtern zum Beispiel die Navigation gerade in umfangreichen Texten enorm.

Wie man ein PDF-Dokument erstellt

Das Erstellen einer PDF-Datei ist leichter als man vielleicht vermutet. Alles was es braucht ist ein Converter. Dieser wandelt das ursprüngliche Dokument in eine PDF um, zum Beispiel eine Word-Datei zu PDF. Ohne Zusatzprogramme funktioniert das allerdings meistens nicht. Um auf Nummer sicher zu gehen, kann man sich einen PDF Maker wie FreePDF installieren. Der steht dann als Drucker zur Verfügung. Möchte man nun ein Dokument umwandeln, braucht man lediglich die Datei als PDF drucken. Damit hat man aus jedem Programm heraus die Möglichkeit, ein PDF zu erstellen. Leichter geht es, wenn die Office Anwendung selbst PDF erzeugen kann. Mit Office 2010 hat Microsoft diese Funktion fest in das Programm integriert. Word und co. lassen sich so direkt als PDF-Datei speichern. Andere Officesuiten wie OpenOffice konnten das übrigens schon immer.

Apple User haben es einfacher

Als Macuser hat man es wesentlich einfacher PDFs zu erstellen. Bereits von Anfang an steht im Dialogfenster fürs Drucken eine passende Funktion bereit. Man übersieht sie allerdings sehr leicht. Unten links im besagten Fenster versteckt sich das Feld "PDF". Mit diesem erzeugt man mit einem Klick eine PDF der Datei. Vorteil: Man braucht keine extra Programme installieren und es funktioniert in jedem Programm.

Nachteil der PDF-Datei und der Weg zurück

Ein Nachteil der PDF darf nicht verschwiegen werden. Ohne Zusatzprogramme kann man das Dokument nicht ändern. Beschwerlicher ist auch der Weg zurück zum Ausgangsformat. Eine PDF in das Doc-Format zurück zu wandeln, bringt oft Komplikationen mit sich. Es ist zwar in vielen Fällen machbar, doch meist umständlich und zeitaufwändig.